Con le istruzioni pubblicate nel dicembre 2025, l’Unità di Informazione Finanziaria ha aggiornato il quadro di riferimento per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette, sostituendo il provvedimento del 4 maggio 2011. Le nuove disposizioni entreranno in vigore il 1° luglio 2026 e si applicano all’insieme dei soggetti obbligati ai sensi del D.Lgs. 231/2007, includendo intermediari finanziari, operatori vigilati e professionisti.
La revisione operata dall’Autorità non introduce una modifica dei presupposti normativi dell’obbligo segnaletico, ma interviene in modo significativo sulla sua configurazione operativa. La collaborazione attiva viene esplicitamente intesa come un processo articolato che comprende l’individuazione delle anomalie, la loro analisi e la successiva valutazione del sospetto, superando una lettura meramente formale dell’adempimento.
In questo contesto, assume rilievo centrale il momento valutativo. Le istruzioni chiariscono che la presenza di indicatori di anomalia non determina automaticamente l’obbligo di segnalazione. Il soggetto obbligato è chiamato a svolgere una valutazione complessiva, basata sulle informazioni disponibili e sulla conoscenza del cliente e dell’operatività, che può legittimamente concludersi anche con l’esclusione del sospetto. Tale esito, tuttavia, deve essere il risultato di un’analisi coerente e consapevole.
Un profilo strettamente connesso è rappresentato dalla tracciabilità delle valutazioni. Le nuove istruzioni attribuiscono particolare importanza alla possibilità di ricostruire nel tempo il percorso logico seguito, anche nei casi in cui non si sia proceduto alla segnalazione. Questo elemento assume una duplice funzione: da un lato, consente di migliorare la qualità interna dei processi; dall’altro, rappresenta un presidio rilevante in sede di eventuali verifiche o accertamenti.
Parallelamente, viene rafforzata la dimensione organizzativa della collaborazione attiva. Le istruzioni richiedono che il processo di rilevazione e gestione delle operazioni sospette sia inserito in un assetto coerente, caratterizzato da ruoli definiti, flussi informativi chiari e procedure adeguate. In tale ambito si colloca anche la figura del referente SOS, la cui individuazione risponde all’esigenza di assicurare presidio e coordinamento del processo, fermo restando il principio di proporzionalità rispetto alla struttura del soggetto obbligato.
Il principio di proporzionalità, infatti, continua a rappresentare un criterio guida nell’implementazione delle misure organizzative. Le istruzioni riconoscono la diversità dei destinatari e non impongono soluzioni uniformi, ma richiedono comunque un livello minimo di strutturazione che consenta di garantire l’effettività della collaborazione attiva.
Le disposizioni prendono posizione anche in relazione all’utilizzo di strumenti informatici. Viene ammesso il ricorso a soluzioni tecnologiche, inclusi sistemi basati su intelligenza artificiale, per supportare l’individuazione delle anomalie. Tali strumenti devono tuttavia basarsi su dati verificabili e devono essere inseriti in un processo che prevede sempre un intervento umano nella fase di valutazione, escludendo ogni forma di automatismo decisionale.
Nel complesso, le istruzioni confermano i pilastri del sistema antiriciclaggio – adeguata verifica della clientela, monitoraggio delle operazioni, analisi delle anomalie, valutazione del sospetto, segnalazione e conservazione della documentazione – ma richiedono che tali attività siano svolte in modo strutturato e documentabile. L’attenzione si sposta dalla mera presenza degli adempimenti alla loro qualità e coerenza operativa.
Per professionisti e intermediari di dimensioni contenute, ciò implica una verifica della corrispondenza tra le prassi effettivamente adottate e l’assetto organizzativo formalizzato. In molte realtà, infatti, le attività richieste risultano già svolte sul piano sostanziale, ma non sempre adeguatamente documentate o integrate in procedure coerenti.
Cosa fare adesso
Alla luce dell’entrata in vigore delle nuove istruzioni UIF, è opportuno avviare una revisione del proprio assetto antiriciclaggio con un approccio che tenga conto non soltanto della presenza degli adempimenti, ma anche della loro qualità e tracciabilità.
In particolare, risulta consigliabile verificare che le procedure interne riflettano l’effettiva operatività, che i ruoli e le responsabilità siano chiaramente individuati e che il processo di valutazione delle anomalie sia accompagnato da una adeguata documentazione. Un’attenzione specifica dovrebbe essere dedicata ai casi in cui si esclude la sussistenza del sospetto, accertando che le relative valutazioni siano ricostruibili nel tempo.
Per studi professionali e intermediari, questo passaggio rappresenta anche un’opportunità per riallineare prassi operative e assetto documentale, riducendo il rischio di disallineamenti che, nell’attuale quadro regolatorio, assumono una rilevanza crescente.